Kennismaking met bankreconciliatie

Betrouwbaarheid van je jaarcijfers en je belastingaangifte is van levensbelang voor je bedrijfsvoering. Fouten in je financiële administratie kun je je dan ook niet permitteren. Bankreconciliatie of bankafstemming helpt je die fouten tijdig op te sporen en te verhelpen. Ook is het een hulpmiddel bij cashflowbeheer en de opsporing van fraude. In deze blog lees je over alle aspecten van het proces van bankreconciliatie.

Hoe werkt bankreconciliatie?

Een daartoe aangewezen medewerker van de financiële administratie vergelijkt de bankafschriften met wat er in de boekhouding staat. Idealiter zijn alle boekingen in het grootboek natuurlijk identiek aan die op het bankafschrift. Maar als dat niet het geval is, gaat de medewerker aan de slag om de oorzaak en de bron te achterhalen: komt het verschil bij het bedrijf vandaan of bij de bank?

Vervolgens boekt de medewerker de nodige correcties zodat het grootboek en het bankafschrift op elkaar aansluiten. In het belang van toekomstige audits houdt de medewerker ook een verslag bij van het reconciliatieproces.

Hoe belangrijk is bankreconciliatie?

Om de juistheid en volledigheid van de boekhouding te kunnen garanderen, is bankreconciliatie een onmisbaar instrument. Een accurate jaarrekening is het eerste wat je nodig hebt als je een financiële beslissing moet nemen – en ook het eerste waar een eventuele investeerder om vraagt. Uiteraard willen ook aandeelhouders zeker weten dat de jaarrekening die je publiceert betrouwbaar is.

Bovendien helpt bankreconciliatie bij het tegengaan van fraude. Omdat je periodiek je bankafschriften vergelijkt met je boekhouding, signaleer je eventuele onregelmatigheden, ongeautoriseerde transacties en verdacht gedrag al in een heel vroeg stadium.

Bankreconciliatie is ook van belang bij het voorkomen van cashflowproblemen. Omdat je een goede en actuele momentopname hebt van je financiële situatie, doe je geen uitgaven op basis van een onjuist saldo. Je voorkomt dus dat je geld uitgeeft dat je niet hebt.

Fouten in de boekhouding signaleren en corrigeren

Fouten in de boekhouding zijn bijvoorbeeld dubbele boekingen, ontbrekende betalingen en onjuiste bedragen, bijvoorbeeld door een tikfout of een verkeerd geplaatste komma. Met bankreconciliatie spoor je die fouten op voordat ze een kettingreactie aan negatieve effecten veroorzaken die doorwerkt in je hele bedrijf. En dat is maar goed ook, want als je problemen krijgt die veroorzaakt zijn door fouten in de boekhouding, dan is dat niet alleen gênant maar mogelijk ook kostbaar. En met een beetje pech krijg je ook nog de Belastingdienst op je dak.

Bankreconciliaties: handmatig of geautomatiseerd?

Ook vandaag de dag worden veel reconciliaties nog handmatig gedaan. Maar steeds meer bedrijven worden zich bewust van de potentie van automatisering voor hun reconciliatieproces, bijvoorbeeld met boekhoudsoftware van Trintech zoals Cadency of Adra. Dergelijke financiële software zorgt ervoor dat je efficiency met sprongen vooruitgaat en je medewerkers tijd overhouden om zich met urgentere zaken bezig te houden.

Fraude opsporen en voorkomen

Reconciliatie biedt je de mogelijkheid je boekhouding af te stemmen met die van een objectieve derde, in dit geval de bank. Het is een van de meest effectieve manieren om frauduleuze transacties op te sporen en stelt je in staat tijdig in te grijpen en schade aan je bedrijf te voorkomen.

Het bankafstemmingsproces in 5 stappen

Het proces van bankreconciliatie verloopt meestal als volgt.

Stap 1: verzamel alle bankafschriften

Al bij ontvangst heeft de financiële administratie deze gecontroleerd op opvallende fouten of onverwachte bij- of afschrijvingen.

Stap 2: verzamel alle relevante boekhoudkundige gegevens

Denk hierbij bijvoorbeeld aan het de debiteuren- en crediteurenadministratie en het kasboek. Zorg dat je zeker weet dat alle gegevens up-to-date zijn en dat ze overeenkomen met de periode van de bankafschriften.

Stap 3: vergelijk de bankafschriften met de boekhouding

Idealiter matchen alle bij- en afschrijvingen in het grootboek met die op het bankafschrift, of ze nu ‘one-to-one’, ‘one-to-many’ of ‘many-to-many’ worden gematcht. De transacties waarbij de match ontbreekt, moeten nader worden onderzocht.

Stap 4: verwerk de correctieboekingen

Houd rekening met transactiekosten, eventuele rentebaten en andere posten, zoals maandelijkse rekeningkosten, kosten voor bancaire diensten en meer.

Stap 5: controleer en documenteer de reconciliatie

Controleer of alle verschillen tussen het grootboek en het bankafschrift zijn aangesloten en verantwoord. Aan het eind van dit reconciliatieproces moeten ze hetzelfde saldo laten zien. Als dat niet zo is, moet je opnieuw beginnen. Zorg dat je de reconciliatie goed documenteert, mede in het belang van toekomstige audits.

Veelvoorkomende problemen bij bankreconciliatie

Bij een handmatig reconciliatieproces komen de volgende problemen vaak voor:

• Tijdrovend: Handmatige reconciliaties kosten veel tijd, vooral bij grote transactievolumes. Dat kan leiden tot vertragingen, overwerken, te hoge werkdruk en te weinig tijd voor andere zaken.
• Moeilijk vindbare fouten en verschillen: Zonder geautomatiseerde hulpmiddelen kan het heel lastig zijn om discrepanties te vinden en te corrigeren.
• Proces moet opnieuw: Menselijke fouten in correctieboekingen kunnen ervoor zorgen dat de hele reconciliatie opnieuw moet worden uitgevoerd.

Waarom je reconciliaties nooit moet uitstellen

Als je je reconciliaties te lang voor je uitschuift, kan dat rampzalige gevolgen hebben. Eventuele systeemfouten krijgen dan alle tijd om zich te verspreiden en een medewerker die zich schuldig maakt aan frauduleuze praktijken heeft alle gelegenheid om de reputatie van je bedrijf ernstige schade toe te brengen.

Tips voor een succesvolle bankreconciliatie

• Houd je financiële administratie up-to-date
• Voer elke maand een bankreconciliatie uit
• Zoek naar veelvoorkomende afwijkingen
• Vergeet het geld in de kassa’s niet
• Automatiseer het reconciliatieproces met de software van Trintech

Het reconciliatieproces stroomlijnen? Kies voor automatisering.

Het grote voordeel van Trintech software, zoals Adra of Cadency, is dat je heel veel tijd bespaart. De kans dat je het reconciliatieproces moet overdoen, is nagenoeg uitgesloten; de menselijke fouten bij handmatig reconciliëren komen immers niet meer voor.

Geautomatiseerde reconciliatie zorgt bovendien voor optimale transparantie en traceerbaarheid, gecombineerd met een waterdichte compliance. En natuurlijk voor een kristalheldere audit trail, omdat er precies wordt geregistreerd wie wat doet en wanneer.

---

Veelgestelde vragen

Wat is een bankafstemmingsverklaring?

Een bankafstemmingsverklaring is een door de financiële administratie opgesteld document, waarin het banksaldo volgens het grootboek wordt afgezet tegen het saldo op het laatste bankafschrift. Eventuele verschillen zijn voorzien van een verklaring plus een toelichting wat er is gedaan om grootboek en bank op elkaar te laten aansluiten.

Waarom is een tijdige reconciliatie zo belangrijk?

Reconciliatie zorgt ervoor dat bedrijfseigenaren, aandeelhouders, investeerders en andere partijen altijd met accurate, betrouwbare informatie werken. Tijdige reconciliatie helpt ook om fraude vroegtijdig op te sporen en systeemfouten bij de bank of op de financiële afdeling aan het licht te brengen.

Hoe werkt een goede bankreconciliatie?

• Je verzamelt je bankafschriften, die je al bij ontvangst hebt geanalyseerd
• Je verzamelt alle relevante boekhoudkundige informatie
• Je vergelijkt deze twee met elkaar
• Voor de verschillen maak je correctieboekingen zodat de saldi overeenkomen
• Je documenteert en bewaart de reconciliatie zorgvuldig.

Welke methodes kun je gebruiken voor bankreconciliatie?

Om een bankreconciliatie uit te voeren kun je kiezen uit drie methodes:

• De bankafschrift-methode: de methode waar het in deze blog over gaat.
• De balansmethode: hierbij vergelijk je vaak ook het grootboek met het bankafschrift, maar het kan ook zijn dat je individuele posten in de boekhouding moet analyseren.
• De methode van het aangepaste saldo: hierbij worden rentekosten gebaseerd op verschuldigde bedragen aan het einde van een bepaalde facturatieperiode.

Efficiënte en nauwkeurige reconciliatie? Trintech!

De beste manier om je reconciliatieproces efficiënter en nauwkeuriger te maken, is door het te automatiseren. Met de software van Trintech bijvoorbeeld: Adra of Cadency. ReconNET automatiseert meer dan 90% van je maandelijkse reconciliatiewerkzaamheden, zodat het proces je minder tijd én minder geld kost. Je interne controles worden beter, je medewerkers zijn minder tijd kwijt aan reconciliëren en fouten komen vrijwel nooit meer voor. En dat allemaal dankzij de reconciliatiesoftware van Trintech.

Tot slot

Bankreconciliatie speelt een cruciale rol in de financiële gezondheid en winstgevendheid van je bedrijf. Als je je bankreconciliatie niet tijdig uitvoert, kan dat vervelende gevolgen hebben die doorwerken in je hele bedrijf. Je zet de toekomst van je bedrijf op het spel, wekt argwaan bij de Belastingdienst en nog veel meer. Handmatig reconciliëren vervangen door doordachte software voorkomt die problemen en levert je een aanzienlijke tijd- en efficiencywinst op.