Goede medewerkers zijn steeds lastiger te vinden en dat is voor financieel-administratieve functies niet anders. In je zoektocht naar de beste financiële talenten speelt je proces van financiële reconciliaties een belangrijke rol. Werk je nog met een handmatig proces en veel spreadsheets? Dan zijn medewerkers onevenredig veel tijd kwijt aan saai, repetitief werk. Terwijl ze eigenlijk alle capaciteiten in huis hebben om een waardevolle strategische partner te zijn voor je bedrijf.

Dat moet anders. En dat kán ook anders. In deze blog wordt je duidelijk dat je de toekomst van je bedrijf – en van je medewerkers – niet langer hoeft te laten bepalen door spreadsheets en andere handmatige reconciliatiemethodes. Er bestaat namelijk slimme reconciliatiesoftware. Die maakt de weg vrij om de tijd en de capaciteiten van je financieel-administratieve medewerkers maximaal te benutten. Worden ze blij van – en jij dus ook!

Handmatige reconciliatie van balansposten

Natuurlijk, spreadsheets hebben echt wel hun goeie kanten. Bijvoorbeeld als je je privé-uitgaven wilt budgetteren of een handig overzichtje wilt van bepaalde gegevens. Maar in je boekhouding komt er een moment dat ze een blok aan je been worden. En dat is ook niet zo gek. Spreadsheets werden bedacht in de jaren ‘80 van de vorige eeuw om het huishoudbudget van een gezin te beheren, niet voor de financiële verslaglegging van een bedrijf. Spreadsheets gebruiken voor de reconciliatie van je boekhouding is hét recept voor allerlei problemen:

1. Meer fouten en hogere risico’s

Spreadsheets staan bijvoorbeeld ook bekend om hun grote foutgevoeligheid. Sterker nog, het percentage spreadsheets dat één of meer fouten bevat, loopt tegen de 90%. Als je die fouten niet snel corrigeert, kan dat ernstige gevolgen hebben voor de betrouwbaarheid van je cijfers en je bedrijf blootstellen aan hogere risico’s. Kortom, spreadsheets inzetten als primaire tool bij reconciliaties? Niet doen.

2. Gebrek aan inzicht en grip

De financiële periodeafsluiting uitvoeren met spreadsheets leidt ook tot een gebrek aan inzicht en grip gedurende het hele proces. Aanpassingen die je tijdens de afsluiting doet, zijn vaak lastig te achterhalen totdat de hele cyclus is afgerond. Als je die na de afsluiting vervolgens corrigeert, moet je een nieuwe financiële verklaring uitbrengen, ongeacht of het om een grote of kleine wijziging gaat. Wat denk je dat de aandeelhouders daarvan vinden?

3. Standaardisering van data onmogelijk

Spreadsheets circuleren tussen collega’s onderling en worden gedeeld met financieel leidinggevenden. Mensen geven er vaak hun eigen indeling aan en koppelingen of formules kunnen makkelijk verbroken raken. Dat leidt tot knelpunten en fouten in balansreconciliaties. En vind die dan maar eens terug in de stapels onderliggende documenten.

Spreadsheets kun je niet standaardiseren. En een gebrek aan standaardisatie heeft tot gevolg dat medewerkers al hun tijd nodig hebben om formules te fiksen en koppelingen te herstellen. In tijden van reconciliatie komt hun strategische finance-taak op de laatste plaats. Helaas.

4. Rekeningrisico niet goed beoordeeld

Met spreadsheets en andere handmatige reconciliatiemethodes is het moeilijk om het rekeningrisico goed in te schatten. In plaats van dat rekeningen met een hoog risico prioriteit krijgen, krijgt elke balansrekening evenveel aandacht. En daarmee neemt de kans toe dat een risicofactor op een cruciale rekening over het hoofd wordt gezien.

De financiële periodeafsluiting: zo kan het ook (en behoud je je mensen!)

Met betere afsluitingsprocessen, zoals balansreconciliaties, het matchen van transacties en taakbeheer, verloopt je periodieke afsluiting een stuk sneller én goedkoper. Bovendien komt er tijd vrij voor je medewerkers om zich bezig te houden met waar ze voor gekomen zijn: het geven van financiële sturing aan belangrijke zakelijke beslissingen. In 5 stappen ben je waar je wilt zijn:

1. Reconciliëren kun je automatiseren

Je reconciliaties kun je dus gewoon automatiseren, bijvoorbeeld met boekhoudsoftware van Trintech, zoals Cadency of Adra. Laat de beperkingen van spreadsheets en ERP-systemen achter je en profiteer van de kansen en voordelen!

2. Betere datakwaliteit

Bij het balansreconciliaties is nauwkeurigheid cruciaal. Een financiële rapportage die niet nauwkeurig is, brengt allerlei non-compliance risico’s met zich mee. Door de periodieke afsluiting uit te voeren met behulp van boekhoudsoftware, krijg je betere datakwaliteit in het reconciliatieproces. Eventuele inconsistenties en verkeerde berekeningen worden automatisch gemarkeerd als afwijkingen, die financiële medewerkers vervolgens kunnen onderzoeken.

3. Meer inzicht en grip

Als leidinggevende op het gebied van accounting en financiële zaken is inzicht en grip gedurende het hele financiële afsluitingsproces cruciaal. Als je je reconciliaties geautomatiseerd uitvoert, krijg je realtime updates over de voortgang. Als CFO of controller kun je precies zien wat de actuele status is. Fouten en bottlenecks kunnen bovendien nog makkelijk worden verholpen voordat ze verstrekkende gevolgen krijgen.

4. Gestandaardiseerde datadocumentatie

Al je financiële data en ondersteunende documentatie bevinden zich in cloud-gebaseerde software. Je hoeft je niet langer het hoofd te breken over verschillende lay-outs en berekeningen in spreadsheets. Overstappen van spreadsheets naar een cloudoplossing betekent dat de financiële administratie op een centrale plek inzage heeft in alle rekeningen.

Bovendien kan deze software je bedrijfsworkflow verder stroomlijnen door het accorderings- en reviewproces te vereenvoudigen. Hoe sneller je team verder kan met de volgende stap van de financiële afsluiting, des te meer tijd ze kunnen besteden aan werkzaamheden die echt waarde toevoegen.

5. Minder rekeningrisico

Met cloud-gebaseerde boekhoudsoftware voor balansreconciliaties worden low-risk rekeningen automatisch gereconcilieerd en high-risk rekeningen gemarkeerd, op basis van vooraf gedefinieerde criteria. Zodra de financiële administratie afwijkingen signaleert, kunnen ze met die gemarkeerde high-risk rekeningen aan de slag en de verschillen onderzoeken.

Na de periodeafsluiting stelt de software een overzichtelijk activiteitenlogboek samen voor zowel interne als externe auditors. De geautomatiseerde audit trail bevat informatie in de vorm van ondersteunende documenten, bijlages, opmerkingen en tijdsaanduidingen, wat het auditproces nog eenvoudiger maakt. Bovendien is je bedrijf, dankzij de toegenomen nauwkeurigheid en het gestegen matchpercentage, beter in staat de risico’s te beheersen en compliant te blijven.

Kortom, zeg nee tegen spreadsheets en tijdrovende handmatige reconciliaties en kies voor slimme technologie. Behalve alle voordelen die dat heeft voor je administratie en je financiële rapportages, trek je er ook financieel talent mee aan. En dat biedt nog meer kansen!