7 aanbevolen methodes voor een snellere en nauwkeurigere maandafsluiting

Elke organisatie hoort in staat te zijn om binnen een bepaalde termijn na het einde van de maand nauwkeurige en tijdige financiële overzichten te produceren. Financiële overzichten zijn cruciaal voor het management: leidinggevenden krijgen zo inzicht in de financiële positie van het bedrijf en kunnen tijdig operationele en strategische beslissingen voor de korte en lange termijn nemen.

Waarom is de maandafsluiting belangrijk?

Met de maandafsluiting kun je alle gedurende de voorgaande maand uitgevoerde bedrijfstransacties verantwoorden. Dit is een essentieel onderdeel van het waarborgen van de nauwkeurigheid van je boekhoudgegevens. Het op maandelijkse basis reconcilieren van alle bedrijfsrekeningen levert zowel op korte als op lange termijn voordelen op. Hiermee kunnen bedrijfsleiders onder andere bepalen of het bedrijf op het goede spoor zit om aan de groeiverwachtingen te voldoen, het helpt bij het opstellen van nauwkeurige budgetten voor de toekomst, en het vereenvoudigt en versnelt de afsluiting van het boekjaar.

Kortom, de voordelen van het uitvoeren van de maandafsluiting zijn:

• Nauwkeurige financiële gegevens bijhouden
• Weloverwogen beslissingen kunnen nemen
• De audit vereenvoudigen en stroomlijnen
• Elk jaar tijd besparen bij het voorbereiden en indienen van belastingaangiften
• Focussen op de aspecten van de onderneming die ondermaats presteren

7 aanbevolen methodes voor de maandafsluiting

1. Tijdsbeheer

Het is van groot belang een goed georganiseerd plan te hebben dat mensen, processen en technologie met elkaar in lijn brengt. Het regelmatig communiceren van het plan, de verwachtingen en de resultaten aan je teamleden maakt het gemakkelijker om weerstand te bieden aan externe druk en op koers te blijven om je dagelijkse doelstellingen te bereiken. Door een tool voor taakbeheer te gebruiken worden de status van taken en de workflows beter controleerbaar en beter zichtbaar, wat een effectiever beheer van hulpbronnen en verminderd risico mogelijk maakt. Dit kan uiteindelijk leiden tot een efficiëntere en effectievere aanpak voor het halen van deadlines voor de maandafsluiting.

2. Blijf georganiseerd

Een belangrijke tool bij het verhogen van de efficiëntie van dit proces is een checklist voor de maandafsluiting opstellen. Zo blijf je niet alleen georganiseerd, je zult ook problemen kunnen identificeren, en beter kunnen zien waar obstakels voorkomen. Je zult ook merken welke taken een snelle en efficiënte maandafsluiting belemmeren.

3. Hanteer een risicogebaseerde aanpak

Software die is ontworpen om de maandafsluiting te beheren kan veel tijd besparen. Het is echter van cruciaal belang dat organisaties de controle en nauwkeurigheid van maandafsluitingen behouden terwijl ze de totale werklast van hun team verminderen. Met een geautomatiseerde risicogerichte aanpak kunnen teams hun inspanningen richten op items met een hoog risico, terwijl items met een lager risico minder frequent aandacht vereisen.

Een belangrijk onderdeel van corporate governance is het definiëren van interne controles om een organisatie te beschermen en een overzichtelijke, efficiënte en nauwkeurige bedrijfsvoering te garanderen. Het is van essentieel belang dat je je stappen documenteert om een duidelijke audit trail te creëren. Risico’s moeten worden geïdentificeerd, geanalyseerd en beoordeeld op basis van het risicobeoordelingsprotocol van de organisatie.

4. Samenwerking verbeteren

Bespreek tijdens de vergadering vóór de afsluiting, de planning en het tijdschema van de afsluiting, evenals eventuele problemen, en het opvolgen van de vorige maandafsluiting.

Het is van cruciaal belang dat je ook een evaluatie na de afsluiting uitvoert om er zeker van te zijn dat de tijd goed is besteed. Controleer tijdens de vergadering na de afsluiting wat goed werkte en bespreek eventuele oplossingen voor wat fout ging. Controleer de gegevens die tijdens het proces zijn verzameld, inclusief tijdrovende stappen, risico’s, controles en onregelmatigheden van vorige maanden. Gebruik de resultaten van deze controle om de afsluitwerkwijzen te verbeteren.

5. Investeer in training en ontwikkeling

Het is voor elke onderneming essentieel voor het succes op de lange termijn dat het boekhoudteam in staat is om een nauwkeurige en efficiënte maandafsluiting uit te voeren. Om dit mogelijk te maken moet er continue training en ontwikkeling zijn voor de teamleden. Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen een volledig begrip hebben van de nieuwste software, wettelijke wijzigingen en opkomende zakelijke trends. Door te investeren in training and ontwikkeling zorg je ervoor dat je team altijd de beste, meest nauwkeurige financiële overzichten aflevert.

6. Maak productief gebruik van de nieuwste technologie

Het is niet meer van deze tijd dat managers en teamleden van de boekhouding elke maand handmatig de boeken controleren. Daar is een goede rede voor. Het handmatig zoeken naar fouten en omissies neemt veel tijd in beslag, en er is meer kans dat fouten over het hoofd worden gezien. Aanbevolen methodes voor de maandafsluiting zijn eenvoudig te realiseren door gebruik van de nieuwste technologie. Hiermee kun je zowel de hoeveelheid tijd die de afsluiting in beslag neemt als het aantal fouten waarmee je later problemen kunt hebben verminderen.

7. Controleer de financiële overzichten

Het is van het grootste belang dat je de na de maandafsluiting geproduceerde financiële overzichten controleert. Zo kun je onregelmatigheden en slecht presterende afdelingen of initiatieven identificeren en trends belichten die je anders misschien niet had opgemerkt. De investering in training en technologie sluit de mogelijkheid van fouten niet uit – het kan nuttig zijn een beoordeling van de financiële overzichten uit te voeren als laatste kans om eventuele fouten te identificeren en te corrigeren.

Belangrijkste punten

De maandafsluiting is een cruciale stap om er zeker van te zijn dat bedrijfsleiders steeds op de hoogte zijn van de meest nauwkeurige financiële informatie. Als je beschikt over betrouwbare financiële informatie, wordt duidelijk of het bedrijf op schema is om de groeiverwachtingen te halen, en is tegelijkertijd een nauwkeurigere budgettering in de toekomst mogelijk.