Uw ERP kan niet alles doen

Zolang een trein vooruitrijdt, is het moeilijk in te schatten of deze sneller zou kunnen gaan. Hetzelfde geldt voor het financiële afsluitproces van uw bedrijf. Met constante deadlines, controles en activiteiten om te coördineren, is het afsluitproces als het rijgen van treinstellen op elkaar. Als u uw afsluiting in uw ERP beheert simpelweg omdat het altijd zo is geweest, bijvoorbeeld met een beetje hulp van spreadsheets, ontstaan zowel risico’s als tijdverlies.

Handmatige processen worden in veel financiële organisaties als normaal beschouwd. Zelfs de pioniers op het gebied van credit-/debitkaarten, Commerce Bank, en de op landbouw gerichte AgriBank, die zich ervan bewust waren dat zij voorbeeldig moesten zijn in risicobeheer en efficiëntie om geloofwaardig te blijven in hun sectoren, hadden nog steeds moeite met spreadsheets. Beide organisaties beschikten al over ERP-systemen, maar beseften dat zij hun reconciliatieprocessen moesten verbeteren door de implementatie van reconciliatiesoftware. Door data uit hun ERP te halen en vervolgens te manipuleren, liep men het risico problemen te introduceren die oorspronkelijk niet bestonden. Met de implementatie van een geautomatiseerde oplossing verminderden zij het risico dat gepaard gaat met handmatig beheerde spreadsheets en menselijke fouten.

Ondanks de uiterlijke verschillen tussen bedrijven zien we toch patronen ontstaan in de ERP-omgevingen van organisaties, zoals:

• Meerdere instanties van één ERP: Vaak weegt kwantiteit zwaarder dan kwaliteit, en zelfs als bedrijven maar één ERP hebben, beschikken ze vaak over meerdere instanties die niet noodzakelijk met elkaar communiceren. In een gedecentraliseerd bedrijf hanteren verschillende afdelingen vaak verschillende standaarden, wat al snel leidt tot inefficiënties, een gebrek aan inzicht, zwakke controles en hogere kosten. Op uw balans is het moeilijk de nauwkeurigheid in te schatten wanneer u niet weet welke stappen wel of niet worden ondernomen in een proces.
• Eén enkele instantie van één ERP: Wees voorzichtig met een situatie die te mooi lijkt om waar te zijn, zelfs wanneer u ogenschijnlijk perfectie heeft bereikt. Hoewel alle informatie gecentraliseerd kan zijn, ontbreken vaak de tools om de verschillende activiteiten, taken en controles tussen de betrokken personen en teams efficiënt te beheren en coördineren; dit leidt er weer toe dat data handmatig buiten het ERP om worden gemanipuleerd en via offline bestanden binnen het bedrijf worden gedeeld.

Complexe uitdagingen liggen voor ons, dus wat kan er gedaan worden om deze problemen op te lossen?

Vooruitstrevende financiële analisten bevelen een volledig geïntegreerde oplossing aan die al deze lacunes wegneemt en een eenduidig overzicht van uw afsluiting biedt, inclusief alle reconciliaties, journaalposten, documentatie en controles. Een oplossing die niet alleen binnen uw ERP-omgeving integreert voor consistent databeheer, maar ook door het gehele financiële afsluitproces om op elk moment een overzicht over het bedrijf te bieden. Een hoge mate van zichtbaarheid over een complex en cruciaal proces houdt de sporen vrij en zorgt dat uw processen soepel verlopen.

Zoals Gartner stelt: “Bij het overwegen van de automatisering en eenwording van kritische financiële processen, zoals accountreconciliaties, compliance en financiële afsluiting, is het geheel meer dan de som der delen. Deze activiteiten zijn sterk afhankelijk van elkaar en, wanneer ze worden geïntegreerd, leiden ze tot nieuwe inzichten en besparingen op de return on investment (ROI).”

Naarmate bedrijven evolueren, moeten hun technologie en processen met hen meegroeien. Een essentiële factor in groei is de personeelsbezetting. Terwijl uw beproefde medewerkers gewend zijn aan uw handmatige proces, ervaren velen uiteindelijk burn-out en vertrekt uw beste talent. Aan de andere kant brengen millennial-medewerkers vaak frisse ideeën en geavanceerde technische kennis mee, maar hebben zij weinig geduld voor handmatige processen en hun monotone aard. Het implementeren van een automatiseringsoplossing die met u meegroeit, bespaart uw bedrijf niet alleen nu arbeidskosten, maar voorkomt ook dat u personeelsverloop stimuleert als gevolg van burn-out of verveling.

Voor meer informatie over hoe geautomatiseerde reconciliatietechnologie het meeste uit uw ERP-investering kan halen, bekijk ons eBook “Het overbruggen van de kloof: ERP’s zijn niet voldoende voor een moderne financiële afsluiting.”

Geschreven door: Chelsea Downey