Wat is intercompany accounting?

Grote bedrijven hebben vaak dochterondernemingen die ook onderling zakendoen. Die zakelijke activiteit wordt niet tot de traditionele bedrijfsvoering gerekend en er gelden specifieke regels voor hoe je ze boekhoudkundig moet verwerken. Dat proces heet ‘intercompany accounting’ en het is niet alleen van toepassing op multinationals maar ook op andere bedrijven. In deze blog lees je wat intercompany accounting precies inhoudt.

Wat is intercompany accounting en waarom is het belangrijk?

Intercompany accounting is bedoeld om te zorgen dat interne transacties geen invloed hebben op het bedrijfsresultaat. Ze dragen immers niet bij aan winst of verlies. Je jaarrekening en belastingaangiftes geven zo uitsluitend bedrijfsactiviteiten met derden weer en dat geeft een zuiver beeld van de werkelijke inkomsten en uitgaven van je bedrijf.

Vergelijk een bedrijf met meerdere vestigingen of dochterondernemingen eens met een gezin. Op het moment dat de ouders salaris ontvangen van hun werkgever, komt er nieuw geld binnen in het financiële ecosysteem van het gezin. Als zij vervolgens hun kinderen zakgeld geven, is dat een ‘intercompany transactie’: er komt geen nieuw geld binnen, maar het inkomen van de ouders gaat rond binnen het gezin. Dat geldt bijvoorbeeld ook als het ene kind geld geeft aan het andere kind.

Kort gezegd zorgt intercompany accounting ervoor dat een bedrijf verkopen aan en inkopen van zichzelf niet opvoert in de financiële gegevens die het verstrekt aan de Belastingdienst, toezichthouders, investeerders of andere stakeholders. Intercompany accounting houdt de financiën niet alleen zuiver, maar helpt bedrijven ook om:

• een helder beeld te krijgen van de financiële activiteit tussen bedrijfsonderdelen die eigendom zijn van de moedermaatschappij;
• dubbeltelling van intercompany financiële activiteit te voorkomen;
• zeker te zijn van de juistheid van belastingaangiften;
• compliant te zijn met boekhoud- en rapportagenormen.

Zonder intercompany accounting zou het financiële plaatje dat je je stakeholders laat zien onbedoeld onduidelijk en onjuist zijn. Een bedrijf met frauduleuze intenties zou hiermee investeerders, aandeelhouders en de fiscus om de tuin kunnen leiden.

Risico’s van intercompany transacties

Als je je intercompany rekeningen niet tijdig verrekent, kan dit tot allerlei problemen leiden, zoals een onvoorspelbare cashflow, discrepanties tijdens audits en natuurlijk fraude.

Als een dochteronderneming zich in een ander fiscaal rechtsgebied bevindt dan het moederbedrijf – bijvoorbeeld omdat ze in verschillende landen gevestigd zijn –, dan zorgt een trage verwerking van intercompany transacties voor een groter risico op belastingboetes en verscherpt toezicht door de Belastingdienst. Als investeerders of aandeelhouders het idee hebben dat er sprake is van frauduleuze boekhoudpraktijken tussen bedrijven, kan dat leiden tot rechtszaken, boetes en een forse daling van de aandelenkoers.

Als je je intercompany boekhouding daarentegen zorgvuldig en accuraat uitvoert, verklein je het risico op boetes en rechtszaken. Bovendien verschaf je de bedrijfsleiding dan betrouwbare informatie om budgetten en financiële prognoses op te baseren.

Principes van intercompany accounting

Als je als bedrijf met dochterondernemingen een goede reputatie wilt houden bij investeerders, toezichthouders en de Belastingdienst, is het belangrijk om je bij je intercompany accounting te houden aan de volgende drie principes:

Bedrijfsbestuur: Het beleid van de moedermaatschappij voor intercompany accounting moet controle, duidelijke herstelmaatregelen en prestatiecijfers bevatten, zodat standaardisatie en het verminderen van fouten gewaarborgd zijn.

Verantwoordelijkheid: Om te zorgen dat je intercompany accounting effectief is, wijs je taken toe aan bepaalde teamleden en houd je ze verantwoordelijk. Gecentraliseerde aansturing bevordert de consistentie en voorkomt vertragingen bij het afsluiten.

Automatisering: Met intercompany boekhoudsoftware maak je het proces efficiënter en verminder je de hoeveelheid handmatig werk doordat je de repetitieve taken automatiseert. Zo kan je boekhoudafdeling zich richten op belangrijkere taken, met meer efficiency en nauwkeurigheid in je processen als resultaat.

Intercompany accounting: best practices

Intercompany accounting is bedoeld om te zorgen voor compliance en om de financiële reputatie van je bedrijf hoog te houden. Onderstaande best practices helpen je daarbij:

Markeer transacties meteen: Als je transacties markeert op het moment dat ze ontstaan, is de kans een stuk kleiner dat je ze later over het hoofd ziet. Met een intercompany boekhoudoplossing kun je intercompany transacties automatisch markeren en voorkom je vertragingen in het financiële afsluitproces.

Verwijder intercompany transacties direct: Zodra intercompany transacties zijn geïdentificeerd, kunnen softwaretools ze automatisch elimineren. Dat scheelt financieel-administratief medewerkers een hoop handmatig werk. Ook blijft daardoor het aantal aanpassingen achteraf op de geconsolideerde jaarrekening van de moedermaatschappij beperkt.

Verreken alle intercompany rekeningen elke maand: Zo voorkom je fouten, verwarring en onduidelijke financiële rapportages en zorg je ervoor dat de bedrijfsleiding beslissingen kan nemen op basis van betrouwbare informatie.

Investeer in software voor intercompany accounting: Investeren in technologie, zoals de oplossingen die Trintech biedt voor intercompany accounting, verbetert de efficiency en nauwkeurigheid van het hele intercompany reconciliatieproces aanzienlijk.

Kies voor doorlopende afsluiting: Zorg voor efficiënte workflows voor intercompany accounting door elke dag de afsluitingstaken uit te voeren. Zo voorkom je achterstanden en maak je de reconciliatie makkelijker, omdat je medewerkers eventuele fouten kunnen onderzoeken terwijl de boekingsdetails nog vers in hun geheugen liggen.

Beheer toegang en taken: Betrek minder partijen bij intercompany transacties en leg duidelijk vast wat hun taken zijn, zodat je de toegang efficiënt kunt beheren.

Implementeer activabeheer: Intercompany transacties gaan vaak gepaard met de overdracht van vaste activa tussen bedrijfsonderdelen. De intercompany boekhoudoplossingen van Trintech beheren zowel de vaste activa als de afschrijvingshistorie, zodat er bij de overdracht niets over het hoofd wordt gezien.

Tot slot

Correcte en tijdige intercompany accounting is cruciaal voor compliance en vormt de basis voor betrouwbare financiële rapportages. Met de slimme oplossingen van Trintech maak je het proces eenvoudiger, verminder je het aantal fouten, voorkom je bottlenecks tijdens de periodieke afsluiting en is je team in staat nog nauwkeuriger financiële rapportages op te stellen.

Wil je weten hoe Trintech je kan helpen met je intercompany accounting? Klik dan hier.