Een efficiënter en nauwkeuriger reconciliatieproces met Adra Balancer

Crown UK Shared Service Centre deed de reconciliaties van de balansposten voor lange tijd volledig handmatig en zonder vaste structuur, maar dit zorgde voor hindernissen.

“Het reconciliatieproces kostte ons enorm veel tijd. Alles werd geprint en de voorbereider en goedkeurder  moest elk document handmatig ondertekenen. En vaak werkten ze niet eens op dezelfde locatie”, vertelt Dawn Hill, accountant bij Crown UK Shared Service Centre. “Ik deed de reconciliaties in Excel, printte alles uit en moest dan zo’n 190 kilometer naar het kantoor van mijn manager rijden voor goedkeuring. Hij moest elk document handmatig controleren en ondertekenen. En vervolgens moesten we alle documenten stuk voor stuk in onze administratie verwerken.”

Er was duidelijk geen standaardproces voor de reconciliaties. En toen Crown moest voldoen aan de Sarbanes-Oxley wetgeving, werd dit een steeds groter probleem. Naast dat het handmatig invoeren veel tijd in beslag nam, was er ook een gebrek aan overzicht. Zo gebeurde het regelmatig dat dezelfde reconciliaties dubbel werden ingevoerd.

Het team van Adra heeft ons perfect geholpen met training en persoonlijk advies op locatie.”

Het doel

“We waren op zoek naar een cloud of digitaal systeem dat ons zou helpen het papierwerk terug te dringen en meer grip te krijgen op onze administratie”, vertelt Hill. Daarom koos de directie van Europese Shared Service Centers voor Adra Balancer. “Het was een logische keuze: het systeem is volledig digitaal, waardoor we alles op afstand kunnen doen. We hebben direct inzicht in onze reconciliaties en het sluit perfect aan bij onze financiële werkwijze”, aldus Hill.

Crown UK Shared Service Centre startte met Adra Balancer in januari 2015. “Voordat we het wisten was het systeem live, zonder dat we daar een IT-team bij nodig hadden”, zegt Hill. En het succes zette voort: Crown Europe volgde in januari 2017 met het implementeren van Adra Balancer in hun technische vestiging, daarna de drankenlocatie in het Midden-Oosten in 2018 en de Tunesische divisie in 2019. “We wisten wat we wilden, maar de weg erheen was lastig”, vertelt Hill. “Het team van Adra heeft ons perfect geholpen met training en persoonlijk advies op locatie.”

De resultaten

“Dankzij Adra hebben we altijd goed zicht op onze balanspost reconciliaties”, deelt Hill. “Met één druk op de knop zie ik precies hoe we ervoor staan.” Het systeem heeft Crown ook geholpen om tijd en kosten te besparen. “Vroeger waren we veel tijd kwijt met het voorbereiden van reconciliaties voor goedkeuring”, zegt Hill. “Nu voert het team de reconciliaties uit via het systeem en kunnen leidinggevenden het op afstand controleren en goedkeuren. Zo besparen we een hoop tijd en reiskosten.”

Ook tijdens de pandemie bleek Adra waardevol, want het team kon de reconciliaties en goedkeuringen gewoon vanuit huis voortzetten. En nog belangrijker: door deze verbeteringen heeft het team van Crown tijd over. Tijd die ze mooi kunnen besteden aan andere belangrijke zaken. “Nulsaldi en ongewijzigde saldi worden nu automatisch verwerkt, dat scheelt enorm in het aantal reconciliaties per maand”, licht Hill toe. Maar Crown wil blijven innoveren: zo kijken ze bijvoorbeeld hoe ze Adra Balancer zo goed mogelijk kunnen benutten en of ze in de toekomst ook andere onderdelen van de Adra Suite kunnen inzetten.

Over Crown Holdings

Crown Holdings, opgericht in 1892, is een Amerikaans bedrijf en grote speler in de verpakkingsindustrie. Ze maken metalen verpakkingen voor onder andere drankblikjes, conserven en spuitbussen. Het hoofdkantoor is gevestigd in Philadelphia. Door de jaren heen is Crown uitgegroeid tot een wereldwijde organisatie en haar financiële activiteiten zijn verspreid over verschillende landen. Vanuit het Europese hoofdkantoor in Zwitserland worden de shared service centers in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland, Italië, Spanje en Griekenland aangestuurd. Met ruim 33.000 medewerkers en een jaaromzet van 11,7 miljoen dollar behoort Crown tot de top van de verpakkingsmarkt.