Hobbycraft zet in op automatisering tijdens het financiële afsluitproces

Hobbycraft zet in op automatisering voor meer efficiëntie en controle tijdens het financiële afsluitproces.

Redenen voor Automatisering

Hobbycraft is de grootste kunst- en handwerkwinkel in het Verenigd Koninkrijk, met meer dan 25.000 producten voor honderden creatieve activiteiten, zoals schilderen, breien, naaien, papierkunst, trouwerijen, feesten, bakken en meer. Het bedrijf heeft momenteel meer dan 100 winkels en een snelgroeiende e-commercebusiness.

Voordat Adra werd geïmplementeerd, voerde Hobbycraft een zeer handmatig financieel afsluitproces uit, dat in Excel werd gedaan door een klein team. “Toen ik in 2019 bij de organisatie kwam, merkte ik al snel dat het team overbelast was door verschillende handmatige processen, waardoor ze zich niet konden richten op werk dat echt waarde toevoegt aan het bedrijf,” zei Russell Harrison, CFO van Hobbycraft. “Het team besteedde al hun tijd aan het uitvoeren van reconciliaties en het identificeren van verschillen, maar had nooit tijd om uit te zoeken waar de problemen precies vandaan kwamen.” Met meer dan 100 winkels en een groeiende e-commercebusiness werd het al snel onbeheersbaar om elke winkel afzonderlijk in een Excel-model te reconciliëren. “Als CFO gaf het proberen om het niveau van detail dat ik nodig had in Excel te bekijken, me weinig vertrouwen in de nauwkeurigheid van onze cijfers,” vervolgde Harrison. “Gelukkig kwam ik uit een vorige organisatie waar automatisering werd gebruikt, dus ik wist uit eerste hand welk niveau van transparantie en vertrouwen we konden bereiken met een geautomatiseerde oplossing.“

Waarom Adra van Trintech?

Toen Hobbycraft besefte dat hun handmatige processen niet langer beheersbaar waren, begonnen ze oplossingen te onderzoeken die meer efficiëntie, transparantie en controle konden bieden. “Toen we de verschillende oplossingen op de markt analyseerden, hadden we uiteindelijk een voorkeur voor de ‘look en feel’ van Adra en de informatie die het opleverde,” zei Harrison. “De oplossing was intuïtiever, en we hadden het gevoel dat Trintech een sterk ondersteuningsteam had dat ons door de implementatie kon leiden.” Bovendien sloot het commerciële model goed aan bij Hobbycraft, waardoor ze snel een return on investment (ROI) konden realiseren.

We begonnen de implementatie door eerst onze meest complexe accounts aan te pakken, waardoor de uitrol geleidelijk aan eenvoudiger werd.”

Adra Matcher om hun transacties met hoog volume

Bij de implementatie van Adra koos Hobbycraft voor een gefaseerde aanpak. Om de oplossing succesvol uit te rollen en tegelijkertijd hun dagelijkse werk bij te houden, stelden ze een standaard vast om aan dit project te werken tijdens de middelste twee weken van de maand, zodat het team niet werd afgeleid tijdens de periode-afsluiting. “We begonnen de implementatie door eerst onze meest complexe accounts aan te pakken, waardoor de uitrol geleidelijk aan eenvoudiger werd,” zei Harrison. “Het ondersteuningsteam van Trintech was een geweldige bron tijdens de implementatie, door ons best practices te bieden die het proces hebben gestroomlijnd.“

Tegenwoordig gebruikt Hobbycraft Adra Matcher om hun transacties met hoog volume elke maand te automatiseren en te stroomlijnen. “We reconciliëren nu op transactieniveau voor elke winkel- en e-commerceverkoop in Adra Matcher, wat neerkomt op ongeveer 15 miljoen transacties per jaar,” zei Harrison.

Behaalde Resultaten

Sinds de implementatie van Adra heeft Hobbycraft verschillende voordelen ervaren, waaronder efficiëntere processen, meer transparantie en een algeheel vertrouwen in hun cijfers. Hobbycraft had al een vrij snelle afsluitcyclus, maar heeft de snelheid van het samenstellen van hun reconciliaties met een paar dagen kunnen verbeteren.

Een van de grootste voordelen die Hobbycraft heeft ervaren door Adra te implementeren, is de mogelijkheid om problemen sneller te identificeren en op te lossen.

“Een goed voorbeeld is dat er vorige periode een nieuwe functionaliteit in onze betaalapparaten in de winkels was die niet goed werkte. Door Adra te gebruiken, kon ons team het probleem onmiddellijk signaleren en snel inzoomen om precies te zien waar de verschillen vandaan kwamen voor een snelle oplossing,” vervolgde Harrison. “Ik weet dat als we nog in de Excel-wereld hadden gezeten, het ons een paar maanden zou hebben gekost om de verschillen te identificeren en nog langer om erachter te komen waar het probleem vandaan kwam, wat waarschijnlijk zou hebben geresulteerd in het verlies van een aanzienlijk bedrag aan geld. Gelukkig gaf Adra ons de transparantie die we nodig hadden om het probleem tijdig te identificeren en op te lossen.“

Adra heeft het executive management ook het vertrouwen gegeven dat de cijfers die ze rapporteren nauwkeurig zijn. “Als we aan het einde van de periode komen, heb ik nu het vertrouwen dat de accounts zijn gereconcilieerd – ik kan de veroudering van de accounts heel gemakkelijk zien,” vervolgde Harrison. “Het team kan ook de reconciliaties na de periode-afsluiting opnieuw uitvoeren om me te bewijzen dat al het geld is afgestemd, en dan kunnen we heel snel inzoomen op waar de uitzonderingen zijn.“

Adra heeft meer efficiëntie gebracht in het financiële afsluitproces, waardoor het financiële team meer tijd en energie kan besteden aan initiatieven en projecten die waarde toevoegen aan het bedrijf. “Het team is nu gefocust op zaken waar ze waarschijnlijk nooit de kans voor hadden gehad als dit proces nog handmatig was uitgevoerd,” zei Harrison.

Ten slotte is Adra ook cruciaal geweest in het vastleggen van de impliciete kennis van het team. “Vóór Adra vertrouwden we op één persoon om macro’s in Excel te bouwen, en dat stelde onze organisatie bloot aan ernstig risico, omdat als die persoon ooit de organisatie zou verlaten, onze processen ook zouden verdwijnen,” vervolgde Harrison. “Het was cruciaal dat we ervoor zorgden dat we een oplossing implementeerden die die kennis vastlegde, zodat al onze processen goed gedocumenteerd en zichtbaar waren voor onze nieuwe en bestaande teamleden. Met Adra hebben we nu een robuuste tool in huis, en hoef ik me geen zorgen meer te maken over een enkel storingspunt,” concludeerde Harrison.