Proshop verkort bank reconciliaties met Trintech van 5 uur naar 10 minuten
Case Study
Share
Proshop is een online winkel die elektronica, multimedia, games en gaming, woninginrichting en huishoudelijke artikelen voor zowel zakelijke klanten als consumenten verkoopt.
Zakelijke drijfveren om te automatiseren
Als snelgroeiend e-commerce bedrijf ontdekte Proshop al snel dat hun spreadsheet-afhankelijke processen verouderd raakten. “Tijdens COVID hebben we een enorme groei doorgemaakt, doordat online aankopen enorm stegen”, vertelt Erik Dam, Chief Financial Officer bij Proshop. “We waren per dag 4 tot 5 uur bezig met de reconciliaties van onze bankafschriften, die dagelijks wel 4.000 regels bevatten. Als er een fout zou worden gemaakt, dan zou ons team al die regels handmatig moeten controleren.” Proshop wist dat hun handmatige bank reconciliaties niet duurzaam waren. “Met de enorme groei die wij doormaakten, wilden we niet afhankelijk worden van inefficiënte processen.”
Beslissing om te automatiseren met Adra® van Trintech
“We waren echt op zoek naar een oplossing die gemakkelijk te gebruiken en te leren zou zijn, aangezien we deze dagelijks zouden gebruiken”, aldus Dam. “Een lid van ons team raadde Adra® van Trintech aan en we kwamen al snel tot de conclusie dat het goed bij onze behoeften past. De implementatie was eenvoudig en het team was enthousiast om de nieuwe oplossing aan te nemen.
Van de ongeveer 6.000 dagelijkse reconciliaties kunnen er 50 uitzonderingen zijn waarvoor menselijke bemiddeling nodig is, wat het team slechts 10 minuten kost. Vergeleken met de voorgaande vier tot vijf uur die we dagelijks aan 4.000 regelitems besteedden, is dat een enorme tijdwinning voor ons.”
Oplossing in actie
“Sinds de implementatie van Adra® van Trintech in 2021, hebben we ons groeitraject voortgezet, van 100 miljoen naar 500 miljoen jaarlijkse omzet en van 4.000 naar 6.000 regelitems per dag op onze bankafschriften. Het is zelfs niet ongebruikelijk dat er op de maandag na Black Friday maar liefst 20.000 transacties plaatsvinden. Deze groei zou zonder Trintech niet haalbaar zijn geweest”, aldus Dam.
“Het grootste voordeel dat we hebben ervaren is de aanzienlijke tijdsbesparing. Van de ongeveer 6.000 dagelijkse reconciliaties kunnen er 50 uitzonderingen zijn waarvoor menselijke bemiddeling nodig is, wat het team slechts 10 minuten kost. Vergeleken met de voorgaande vier tot vijf uur die we dagelijks aan 4.000 regelitems besteedden, is dat een enorme tijdwinning voor ons.”
Naast aanzienlijke tijdsbesparingen heeft Trintech Proshop ook geholpen de risico’s te verminderen en inzicht te krijgen in het hele verzoeningsproces. “We hebben nu vertrouwen in de volledigheid en nauwkeurigheid van onze cijfers”, aldus Dam.
Op de vraag wat de toekomst biedt voor Proshop en Trintech, was Dam positief over de toekomst: “Naarmate we groeien, is het van cruciaal belang dat we onze processen kunnen opschalen om aan de vraag te voldoen. We zijn erg blij met onze investering in Trintech; we zouden niet zonder de oplossing kunnen leven, en dit zal een integraal onderdeel zijn van onze toekomst.”
Lees de volledige Case Study hier
Kom meer te weten over een wederzijdse samenwerking met Trintech om u te helpen uw bedrijf uit te breiden en te voldoen aan de behoeften van uw klanten op het gebied van de financiële afsluiting.
Leer meer over Adra
Wij werken nauw samen met toonaangevende bedrijven, adviesbureaus, BPO en technologie-experts die de transformatie van de financial close compleet omarmen en uw branche echt begrijpen.
