Specsavers vergroot inzicht in en grip op financiële afsluitingsprocessen

Specsavers vergroot inzicht in en grip op reconciliatie en financiële afsluitingsprocessen met Cadency® by Trintech.

Een softwareoplossing voor de financiële afsluiting

Specsavers is een toonaangevende retailer op het gebied van optiek en audiologie, met meer dan 2.500 zorgwinkels in 11 landen, die zich inzetten voor meer dan 40 miljoen patiënten en klanten. Het bedrijf zocht een softwareoplossing voor de financiële afsluiting, omdat dat proces zeer handmatig was en in hoge mate afhankelijk van spreadsheets.

Meerdere systemen, uiteenlopende werkwijzen en tussen businessunits versnipperde processen. Die combinatie zorgde ervoor dat het team veel te veel tijd kwijt was aan het kloppend en betrouwbaar krijgen van de cijfers. “Onze financiële afdeling is verspreid over meerdere locaties en elke locatie werkte volgens zijn eigen processen. Bovendien was er sprake van een algeheel gebrek aan standaardisatie”, aldus Simon Ward, Finance Solutions Lead, Finance Operations bij Specsavers. “We hadden flink wat grote Excel workbooks met een enorme hoeveelheid data erin.”

Waarom Cadency® van Trintech?

Specsavers ging op zoek naar een technologiepartner, die hun overall financiële strategie begreep en die een oplossing kon bieden die meer zicht en grip zou geven op het proces van reconciliatie en financiële afsluiting. “Wij hebben een heel hoog transactievolume en daarom wisten we dat technologie het enige antwoord kon zijn op die vervelende, handmatige taken”, vervolgt Ward. “Alleen op die manier konden we bij ons team tijd en capaciteit vrijmaken voor nuttiger werk en daarmee ook voor een hogere medewerkerstevredenheid.”

De oplossing die Specsavers zocht moest bovendien goed configureerbaar zijn en met het bedrijf kunnen meegroeien. Ward: “Uiteindelijk kozen we voor Trintech, omdat het een innovatief bedrijf is dat het tempo van de trends goed bijhoudt en ons een oplossing biedt die voldoet aan wat we nodig hebben, zowel nu als in de toekomst.”

Een succesvol implementatie

De implementatie van Cadency bij Specsavers verliep succesvol. Volgens Simon Ward is dat te danken aan een paar factoren: “Trintech beschikt over een zeer deskundige Professional Services-organisatie, die ons door de implementatie heeft geloodst en nauw heeft samengewerkt met ons team om te zorgen dat we alles uit de software zouden halen.” In het belang van change management zorgde Specsavers voor de juiste processen, zodat het team klaar was om de overstap te maken van een op Excel gebaseerd proces naar een geautomatiseerde oplossing.

Sinds juni 2022 heeft Specsavers Cadency geïmplementeerd in 247 zorgwinkels. De software wordt verder uitgerold in het VK en Ierland en daarna in de rest van Noord-Europa, Australië en Nieuw-Zeeland. “We hebben ervoor gekozen Cadency wereldwijd uit te rollen en we kijken uit naar de dag waarop we over de hele wereld één gestandaardiseerde aanpak hebben van balansbeheer”, aldus Ward.

Nu onze controlemechanismen zijn geautomatiseerd, kunnen we fouten voorkomen en hebben we het volste vertrouwen in onze rapportages en in de efficiency van onze processen.”

Oplossing in actie

Sinds de software in gebruik is genomen, is er voor reconciliaties minder handmatig werk nodig dankzij extra automatisering en de toepassing van een risicogerichte strategie. Dat er nu wordt gewerkt met een centrale, wereldwijde oplossing heeft bovendien meer inzicht gegeven in het totale aantal uitgevoerde reconciliaties, plus hoeveel tijd die kosten en hoe nauwkeurig ze zijn. Ward: “We hebben nu volledig inzicht in onze openstaande items en in belangrijke statistieken. Dat heeft ons risico aanzienlijk verminderd.” Op dit moment voert Specsavers elke maand 115.000 reconciliaties uit via Cadency. “Zo’n 90% daarvan hebben we geautomatiseerd, wat ons elke maand opnieuw heel veel tijd bespaart”, zegt Ward.

Voor rapportages heeft het managementteam van Specsavers nu volledig inzicht via een rapportagedashboard. Hiermee kunnen ze elke balansrekening in detail bekijken en eventuele risico’s op de balans in kaart brengen. “Nu onze controlemechanismen zijn geautomatiseerd, kunnen we fouten voorkomen en hebben we het volste vertrouwen in onze rapportages en in de efficiency van onze processen”, vervolgt Ward.

Automatisering is een integraal onderdeel van de lopende strategie van Specsavers om een finance-functie van wereldklasse te realiseren. “We hebben een hoog transactievolume, een uitgebreid rekeningschema en maar weinig fte’s. Daarom moeten we zo veel mogelijk automatiseren”, aldus Ward.  De komende tijd zal Specsavers het gebruik van Cadency verder maximaliseren door ook de Journal Entry- en de Close Management-functionaliteit te gebruiken voor nog meer efficiency in het financiële afsluitingsproces.