Je ERP integreren met financiële automatiseringssoftware: 4 voordelen

Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen bevatten een enorme hoeveelheid informatie over de activiteiten van een bedrijf, van financiële gegevens tot cashflow tot voorraadbeheer. En hoewel ze een belangrijk fundament zijn van elk bedrijf, hebben ze ook hun beperkingen, vooral als het gaat om de financiële afsluiting.

Om de financiële afsluiting te kunnen uitvoeren, moeten financiële afdelingen de benodigde data vaak handmatig uit hun ERP-systemen halen en verouderde tools inzetten. Er is veel handmatig werk nodig om de ruwe data te kunnen uploaden en bewerken en dat komt de nauwkeurigheid van financiële rapportages niet ten goede. Handmatige processen leiden dan ook tot een lagere efficiency rondom de periodeafsluiting.

In plaats van veel tijd te besteden aan het invoeren van data vanuit meerdere ERP-systemen en tools, kun je de mogelijkheden van je ERP ook uitbreiden door het te integreren met software voor financiële afsluiting.

1. Financiële transparantie

ERP-systemen spelen een belangrijke rol bij de uitvoering van je dagelijkse bedrijfactiviteiten. Maar hoewel je ERP een effectief middel is om data en cijfers van dagelijkse transacties vast te leggen, houdt de functionaliteit daar meestal op. Medewerkers moeten vaak buiten deze systemen om werken om de financiële afsluiting aan het einde van de periode te kunnen afronden. Dit vormt een risico voor de integriteit van financiële data.

Moeten navigeren door meerdere ERP-systemen en verouderde tools, betekent dat je financiële data versnipperd en gedecentraliseerd zijn. De financiële afsluiting uitvoeren buiten ERP-systemen om vergroot bovendien de afhankelijkheid van verouderde tools en spreadsheets. Als er documenten moeten worden verzameld voor een audit, wordt dit een nog groter probleem.

Als je je ERP-systeem integreert met cloud-based software voor financiële afsluiting, hebben financieel managers en directieleden de financiën goed in beeld tijdens de afsluiting. Met volledig zicht op alle financiële processen, en dus transparante rapportages, kun je de voortgang van de afsluiting zelf in de gaten houden en effectief toekomstplannen maken.

2. Minder rapportagerisico’s

De veranderende regelgeving bijhouden kan lastig zijn als je enkel vertrouwt op ERP-systemen en spreadsheets. Nu het risico op fouten in financiële verslaglegging steeds meer aandacht krijgt in een zakelijke omgeving zoals we die niet eerder zagen, is het cruciaal om te zorgen dat alle rapportages volledig en accuraat zijn. Maar liefst 17% van de CFO’s gaf in de Middle Market Outlook Survey 2021 van BDO aan dat “het beheersen van informatieverschaffing en risicofactoren hun belangrijkste aandachtspunt zou zijn”.

Als het ERP geïntegreerd is met software voor financiële afsluiting, kunnen financieel-administratief medewerkers afwijkingen en fouten snel opsporen tijdens het reconciliëren en het matchen van transacties. Door het zware werk uit handen te geven aan kundige afsluitsoftware, hebben CFO’s weer vertrouwen in hun financiële rapportages en lopen ze minder financiële en reputatierisico’s.

3. Betere interne controles

Financiële data voorbereiden voor een interne audit als je door honderden spreadsheets buiten je ERP-systeem moet bladeren, leidt later tot problemen bij het beoordelen van risico’s en het uitvoeren van interne audits. Volgens een onderzoek van Forrester vertrouwt bijna 50% van de bedrijven nog steeds volledig op spreadsheets voor audits en controles – een onmisbaar proces voor risico-evaluatie en compliancebeheer. Als je vertrouwt op ERP-systemen en verouderde tools om documenten en rapporten voor te bereiden voor auditors, zie je eventuele fouten in het ERP-systeem zelf gemakkelijk over het hoofd, wat leidt tot een ineffectieve risicobeheerstrategie.

Overstappen op financiële software zorgt niet alleen voor een gedetailleerde en nauwkeurige audittrail van elke activiteit die binnen de financiële afsluiting wordt uitgevoerd, maar ook voor een gestroomlijnd auditproces voor iedereen die erbij betrokken is.  Door documentatie te verstrekken over de cijfers en de bijbehorende acties, wordt ook de communicatie met auditors makkelijker.

4. Real-time analytics

Het woord ‘analytics’ wint aan populariteit in de financiële wereld en dat is niet voor niets. Door af te stappen van handmatig werk en over te schakelen op moderne financiële processen, krijgen bedrijven toegang tot real-time data, variërend van het signaleren van potentiële knelpunten in de financiële afsluiting tot andere high-level statistieken. Deze statistieken kun je bovendien eenvoudig samenvatten in een visuele rapportage, waarmee financieel managers en directieleden een goed beeld krijgen van de periodeafsluiting terwijl die nog gaande is, plus inzichten uit historische gegevens die in het ERP zijn vastgelegd.

In plaats van achteraf op informatie te reageren, kunnen bedrijven proactief beslissingen nemen, voordat een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt. Door de kracht van voorspellende en voorschrijvende analytics te benutten, zet je als bedrijf nog meer vaart achter je ontwikkeling en kunnen financiële medewerkers zich ontpoppen tot echte bedrijfsadviseurs.

Door bestaande ERP-systemen te integreren met financiële software kun je als bedrijf extra profiteren van financiële data. Je krijgt meer inzicht, je kunt data inzetten om strategische beslissingen te nemen en je kunt financiële processen stroomlijnen. Haal meer uit je ERP-investering. Vul de hiaten aan met technologie.

Artikel oorspronkelijk in het Engels geschreven door: Alex Clem