Je financiële processen optimaliseren. Met je ERP? Of heb je méér nodig?

Je bedrijf groeit, het volume van je transacties neemt toe. Hoe zorg je dat je financiële processen het tempo van je groei bijhouden, op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier? Is je ERP daarvoor de beste oplossing? Of heb je meer nodig?

In dit webinar bespreken Ronald Pfeiffer, Financial Manager bij Topcon Europe Medical, en Diederik Hoenders, Group Financial Controller bij Kpler, onder leiding van David van Stolk, Senior Solutions Consultant bij Trintech:

• wat ERP-systemen wel en niet kunnen
• wanneer je externe tooling nodig hebt
• en wat daarbij het belang is van datakwaliteit, standaardisatie van processen en change management

Kpler: datakwaliteit en standaardisatie van processen cruciaal bij groei

Scale-up Kpler is de afgelopen drie jaar hard gegroeid. Waar tot voor kort handmatig werk en onderlinge afspraken toereikend waren voor een goede (financiële) bedrijfsvoering, neemt de noodzaak meer gebruik te maken van de systemen toe. Je wilt immers grip houden op je – steeds grotere hoeveelheid – data. De kwaliteit van die data is daarbij cruciaal.

Datakwaliteit valt of staat met de mate van standaardisatie van processen. Het huidige ERP-systeem kan veel, maar niet alles. Bovendien dienen nieuwe wensen zich aan: betere, betrouwbare rapportages en realtime inzicht in waar de pijnpunten zitten.

Topcon: ERP prima voor basic boekhouding

Topcon Europe Medical werkte met de mkb-uitvoering van SAP als ERP, maar het bedrijf is de mkb-fase ontgroeid. Om niet meteen te hoeven migreren naar een nieuwe ERP-uitvoering, ging het bedrijf op zoek naar software-aanpassingen.

Voor de basic boekhouding zijn ERP’s volgens Ronald prima. Voor alles wat je daaromheen zoekt – bijvoorbeeld op het gebied van creditmanagement, accounts payable of balance reconciliations – constateert hij dat externe tools, die je aan je ERP kunt koppelen, een grotere waarde hebben voor je onderneming dan wat het ERP zelf te bieden heeft.

Waar het ERP tekortschiet

Een duidelijk voorbeeld van waar het ERP tekortschiet is het proces van cash allocation bij Kpler. Het bestaande ERP-proces eindigde op het moment dat je de payment file aanbiedt bij de bank. Om dit proces te kunnen optimaliseren, zocht Kpler dan ook toegevoegde waarde buiten het bestaande ERP-pakket. De nieuwe oplossing is volledig geïntegreerd met de bank. Inclusief het laatste stapje: de payment file wordt volledig geautomatiseerd toegewezen aan inkomende en uitgaande facturen.

Een ander voorbeeld, actueel bij beide bedrijven, is account reconciliation. Een maandelijks terugkerend proces, vaak voor een groot deel handmatig en daardoor bijzonder tijdrovend. Alleen met externe tools kun je dit proces zodanig optimaliseren dat je tijd overhoudt om te doen waarvoor reconciliation bedoeld is: analyseren, identificeren en verhelpen.

Topcon heeft inmiddels Adra Balancer geïmplementeerd. Het resultaat: de administratie is 100% bij, alle balansrekeningen zijn nagekeken en gespecificeerd en de jaarafsluiting is een stuk minder handmatig: de accountant heeft rechtstreeks toegang tot het systeem.

Eerst standaardiseren, dan pas automatiseren

In de praktijk krijgt Trintech vaak de vraag ‘Hoeveel kunnen jullie automatiseren?’ waarbij het onderwerp standaardisatie niet zelden over het hoofd wordt gezien. Diederik legt uit hoe belangrijk standaardisatie is en waarom je niet kunt automatiseren zolang je processen niet zijn gestandaardiseerd. Ook Ronald laat zien dat het geen zin heeft software aan te schaffen zonder standaardisatie. Als het proces niet goed is, hou je ook na automatisering dezelfde problemen.

Aan de slag met nieuwe tools: je team overtuigen

Om je doel te bereiken met je ERP plus externe tools, heb je de volledige medewerking van je team nodig. Van hen wordt verwacht dat ze het Excel-tijdperk achter zich laten en een nieuwe werkwijze aanleren. Diederik en Ronald vertellen hoe zij met behulp van change management, intensieve communicatie en veel tijd hun medewerkers meenemen in het veranderproces. Omdat Topcon inmiddels met Adra Balancer werkt, kan Ronald zelfs al iets zeggen over wat medewerkers ervan vinden.

Wat vindt de accountant ervan?

Audits verlopen bij Topcon een stuk makkelijker sinds de implementatie van Adra Balancer. Alle informatie is rechtstreeks toegankelijk en de accountant hoeft niet meer door een stapel spreadsheets heen. Bij Kpler, dat nog bezig is met het opzetten van de tool, is de druk op de accountantscontrole hoog: zonder eigen tool, met alleen het ERP, ben je genoodzaakt met de tooling van die accountants te werken, die je niet kent en waar je geen controle op hebt.

En het IT-team?

Als het gaat om extra tooling om het ERP-systeem te complementeren, moet het IT-team vaak flink bijspringen om het te implementeren. Bij Adra Balancer is dit niet het geval. Ronald vertelt hoe soepel de implementatie van Adra Balancer bij Topcon is verlopen.

Dit is een korte samenvatting van het webinar. Het hele webinar beluisteren (30 minuten)? Klik hier.