Heel wat accountants kunnen wel wat aanmoediging gebruiken wanneer de aanleverdata voor de jaarlijkse reconciliatie van rekeningen en afsluitingen van periodes naderbij komen.

Want de zichtbaarheid en verdeling van verantwoordelijkheden in het boekhoudteam worden niet alleen in de drukke perioden op de proef gesteld. Wie heeft er niet de stress gevoeld van het niet in staat zijn om je werk af te maken omdat een collega de voorafgaande taken nog niet voltooid heeft? Of de uitdagingen die zich voordoen wanneer een belangrijke medewerker ziek wordt en niemand over voldoende achtergrondkennis of toegang tot de routines en taken van de desbetreffende medewerker beschikt?

Gelukkig kun je een paar eenvoudige stappen nemen om het taakbeheer te verbeteren en je team voor te bereiden op succes.

Zorg voor duidelijke definities van rolverdelingen en verantwoordelijkheden

Stel je een voetbalteam voor waarbij elke speler een aanvaller is. De spelers van dat team zouden heel wat doelpunten kunnen maken, maar dat is nog geen garantie voor het winnen van wedstrijden. Dit geldt ook voor boekhoudteams: als iedereen dezelfde taken uitvoert leidt dat niet tot succes. Desalniettemin zijn er nog veel bedrijven die geen duidelijke rolverdelingen voor hun financiële afdelingen hebben.

De sleutel tot een robuuste taakbeheerwerkstroom binnen het boekhoudteam is dat elke medewerker weet wat zijn/haar rol is en die van zijn/haar collega’s en de onderlinge interactie kent. Daarnaast kan er soms onduidelijkheid zijn wat nou precies teamtaken en individuele taken zijn. Het moet voor medewerkers glashelder zijn wat van toepassing is en wanneer.

Als alles gaat zoals het hoort, kan een boekhoudteam functioneren met onduidelijke of gedateerde richtlijnen. In drukke tijden kunnen onvoorziene complicaties echter het financiële afsluitingsproces nadelig beïnvloeden. Een teamlid kan ziek worden, sommigen hebben nog wat in te halen qua aan te leveren zaken, terwijl anderen misschien tijd over hebben maar niet aan hun volgende taak kunnen beginnen

Boekhoudteams moeten er daarom voor zorgen dat medewerkers niet alleen hun verantwoordelijkheden kennen, maar ook kunnen omgaan met elk zich voordoend “wat-als?”-scenario. Wat moet er bijvoorbeeld gebeuren als een medewerker een inleverdatum niet haalt, of wat moet het team doen als de financiële cijfers van een van de dochtermaatschappijen te laat binnenkomen?

Een minder kwetsbaar team met gestandaardiseerde taakbeheerwerkstromen

Wanneer medewerkers hun rol en die van anderen kennen, is de volgende stap het creëren van duidelijke omschrijvingen van alle taken in de werkstroom van de financiële afsluiting. In een goed geïntegreerd team kunnen medewerkers begrijpen hoe hun collega’s hun taken uitvoeren, omdat ze ermee bekend zijn. Die situatie kan echter snel veranderen bij het aannemen en inwerken van een uitzendkracht of nieuwe medewerker.

Met een duidelijke werkstroom voor taakbeheer zul je merken dat het team minder kwetsbaar wordt voor wijzigingen in de personeelsbezetting, bijvoorbeeld in vakantieperiodes of bij een groot personeelsverloop. Nieuwe medewerkers hebben waarschijnlijk altijd begeleiding nodig, maar met duidelijke documentatie van bedrijfsprocessen kost het vertrouwd raken minder tijd – zonder dat daarvoor extra inspanning van een toch al druk team nodig is.

Het hebben van duidelijk gedocumenteerd taakbeheer en procesomschrijvingen biedt nog veel meer andere voordelen. Medewerkers worden flexibeler in het voltooien van hun werkzaamheden, aangezien het weinig uitmaakt of ze fysiek op kantoor aanwezig zijn of vanuit huis werken. Dit is ook uitermate handig in een krappe arbeidsmarkt, aangezien dit het inhuren van telewerkers mogelijk en plausibel maakt.

Verdeel complexe processen in een duidelijke werkstroom

De derde stap voor betere interactie in een boekhoudteam is het opsplitsen van complexe processen in meerdere taakbeheerwerkstromen.

Maand- en jaarafsluitingen kunnen uitdagend zijn, omdat daar diverse medewerkers bij betrokken zijn die eerst taken moeten uitvoeren voordat een gegeven proces als voltooid kan worden beschouwd, zoals het controleren van overeenstemming van transacties of reconciliaties van rekeningen. Het boekhoudteam ervaart meer zichtbaarheid en controle in dagelijkse processen door het verdelen van de taken in hoofd- en neventaken. Elke medewerker kan de status van zijn/haar taken zelf volgen en inzicht verkrijgen in een gemiddelde werkdag van zijn/haar collega’s.

Als je nog geen digital taakbeheersysteem gebruikt, raden we je aan om de aanschaf ervan te overwegen. Niet alleen wordt het plannen van afsluitingen van een periode of jaar daardoor veel efficiënter, medewerkers kunnen zichzelf ook snel profileren, zonder dat ze bij elke afsluiting van een periode vanaf nul opnieuw moeten beginnen.

Pak de oorzaak aan, niet de symptomen

Alhoewel het implementeren van een taakbeheerwerkstroomoplossing het boekhoudteam kan ondersteunen bij de dagelijkse bedrijfsvoering, lost het niet per se de hoofdoorzaak op van de uitdagingen die het in eerste instantie noodzakelijk maakten. In de meeste gevallen zijn medewerkers zo overbelast met taken dat ze geen tijd of mogelijkheid hebben om inzicht en controle te krijgen in het financiële afsluitingsproces. Met als mogelijk gevolg dat ze veel stress ervaren en tegelijkertijd het risico van onjuiste rapportage groter wordt.

Een goede start is het automatiseren van de meest tijdrovende taken aan het eind van de periode. Daardoor krijgen medewerkers niet alleen hun grip op de tijd weer terug, het kan ook bijdragen aan aanzienlijke kostenbesparingen.

Wil je meer weten over hoe Trintech essentiële financiële afsluitingsprocessen kan automatiseren en waardevolle inzichten in werkstroombeheer kan bieden? Lees dan ons e-book ‘Een moderne gids voor het beheer van financiële afsluitingen’.