Zowel interne als externe audits zijn voor een bedrijf van essentieel belang voor effectieve risicobeperking. Daarom is het van groot belang dat ze op de juiste manier worden uitgevoerd. Met name het proces van bankreconciliatie helpt bij het signaleren van financiële verschillen of afwijkingen en dient intern ten minste elke maand te worden uitgevoerd, en eenmaal per jaar door een externe accountant.

Hieronder lees je welke zeven stappen belangrijk zijn bij een interne audit van de bankreconciliaties van je bedrijf.

Checklist voor een interne audit van bankreconciliaties

1. Verzamel je bankafschrift, grootboek en de documenten van je bankreconciliaties voor de maand die je controleert.
2. Vergelijk de eindcijfers op je reconciliatiedocument met die op het afschrift van de betreffende rekening. De bedragen moeten gelijk zijn.
3. Leg de eindcijfers op het document van je bankreconciliatie naast de totalen van je grootboek en check of ze overeenkomen.
4. Bereken het verschil tussen het eindsaldo van je bankafschrift en het totaal van je grootboek. Het verschil moet correct op je bankafschrift staan.
5. Match de transacties op je bankafschrift met de mutaties op je grootboekrekening. Elke mutatie in het ene document moet een overeenkomende mutatie hebben in het andere. Om verwarring te voorkomen, streep je ze door als je ze hebt gecheckt.
6. Markeer alle transacties waarbij grootboek en bankafschrift niet met elkaar overeenkomen. Deze posten moeten worden ‘afgestemd’ en in het bankafstemmingsdocument worden verantwoord, met een gedetailleerde verklaring van het verschil. Meestal worden deze posten veroorzaakt door nog niet verwerkte betalingen.
7. Controleer nogmaals of je het verschil tussen je bankafschrift en het grootboek correct hebt verantwoord.

Het nadeel van een handmatige audit

Handmatig de documenten voor de bankreconciliatie controleren is niet alleen arbeidsintensief, maar ook erg foutgevoelig. Wat als de auditor een getal per ongeluk verkeerd leest? Of een afwijkend bedrag niet opmerkt? Al zijn financiële professionals nog zo goed opgeleid en hebben ze nog zo’n scherp oog voor cijfers en fouten, het blijven mensen. En die kunnen onbedoeld nu eenmaal altijd iets over het hoofd zien.

Uit een onderzoek van Forrester kwam naar voren dat veel finance managers en medewerkers wel beseffen dat spreadsheets risico’s met zich meebrengen voor het bedrijf, zowel financiële risico’s als mogelijke reputatieschade.

Hoewel 53% van de respondenten in het Forrester-onderzoek aangaf de risico’s van spreadsheets zorgelijk te vinden, zei bijna 50% toch juist deze tool te gebruiken voor audits en controles.

Hoog tijd dus voor een blik op een nieuwe tool. Niet alleen voor een doelgericht controleframework en auditproces, maar ook voor de balansreconciliatie in het algemeen. De financiële afdeling wordt immers geacht de risico’s voor de organisatie te beperken, niet ze te vergroten.

Traditioneel reconciliatieproces vs. reconciliatietool

Reconciliaties zijn het fundament van de hele financiële afsluiting en ook het meest tijdrovend. Waar gewerkt wordt met traditionele reconciliatiemethodes, moeten medewerkers elke rekening en elk overzicht afzonderlijk controleren en reconciliëren. Zo’n proces kan uren of zelfs weken duren en daar komt later dan nog eens de tijd van de audit bovenop.

Met een geautomatiseerde reconciliatietool vereenvoudig je niet alleen het proces, maar ook de audit zelf.

Eerst pas je financiële automatisering toe op alle regelgestuurde, repetitieve handelingen – de hoofdmoot van het reconciliatieproces. In plaats van rekeningen handmatig te controleren en te reconciliëren, doet het systeem dat voor je, op basis van vooraf bepaalde criteria.

Vervolgens, als het systeem tijdens het reconciliëren afwijkingen of verdachte activiteit signaleert, worden de betreffende rekeningen gemarkeerd en krijgt een financieel medewerker daar een melding van. Die neemt alle meldingen, achterhaalt de oorzaak van de afwijkingen en bepaalt hoe ze in de toekomst voorkomen kunnen worden.

Parallel aan de reconciliaties en de afronding van taken wordt er bovendien automatisch een audittrail gegenereerd. Die geeft een overzicht van alle ondersteunende documentatie en activiteiten die tijdens het proces plaatsvinden. Zowel voor interne als externe audits kan een auditor-only view worden aangemaakt, zodat die alleen de informatie te zien krijgen die voor de audit noodzakelijk is.

Medewerkers zijn niet langer een groot deel van hun tijd kwijt aan handmatig reconciliëren en de accountant hoeft geen stapels documenten door te spitten om de benodigde informatie te vinden.

Nog meer voordelen van geautomatiseerde bankreconciliaties

Investeren in een reconciliatietool levert finance medewerkers veel tijd op. Tijd die ze beter kunnen besteden aan strategische taken, zoals het verder verminderen van risico’s of het uitvoeren van data-analyses. Daarmee ondersteunen ze de doelen en de groeiplannen van het bedrijf, in plaats van elke maand alleen maar rapportages op te hoesten.

“We gebruiken [Trintech] om de bank- en GL-boekingen te reconciliëren voor zo’n 100 rekeningen aan beide kanten. Het voordeel van [Trintech] is dat we nu elke maand alle rekeningen binnen een paar dagen reconciliëren, terwijl ons dat voorheen met de hand bijna een maand kostte. We besparen zoveel tijd en gedoe.”

– G2 reviewer in de retailbranche

Je gesteund weten door financiële automatisering levert je zoveel meer op dan afhankelijk zijn van een omslachtige handmatige werkwijze. Lees daarom ook gelijk even onze blog over hoe je een businesscase opstelt voor het investeren in software voor financiële reconciliaties.

Artikel oorspronkelijk in het Engels geschreven door: Ashton Mathai