Elk bedrijf hanteert wel een structuur voor het proces van de financiële afsluiting.

Maar hoe effectief is die van jou? En als je met concrete controlemechanismen werkt, hoe bepaalt je finance team dan of die goed zijn én of ze daadwerkelijk worden toegepast?

Spreadsheets, het meest gebruikte hulpmiddel bij de afsluiting, lenen zich niet voor een effectief financieel controleframework. Bovendien kun je er heel weinig inzichten of financiële informatie uit halen om te bepalen of controlemechanismen ook echt werken .

Gebrekkige financiële controlemechanismen kunnen zeer schadelijk zijn. Niet alleen voor je audit readiness, maar ook voor de financiële gezondheid en de continuïteit van je bedrijf.

De impact van gebrekkige financiële controles

Hoewel elk bedrijf wel een bepaald framework heeft van financiële controlemechanismen, dienen ze allemaal een verschillend doel. Bovendien verschillen ze in hoe ze worden gedefinieerd, afhankelijk van de achterliggende redenen van het framework en de eisen waaraan ze moeten voldoen.

Zo moet een beursgenoteerd bedrijf bijvoorbeeld voldoen aan openbare rapportagevereisten (bijv. SEC), zoals SOX-regelgeving, terwijl een niet-beursgenoteerd bedrijf haar financiële integriteit moet kunnen verantwoorden tegenover de aandeelhouders. De financiële controlemechanismen van een onderneming in de productiesector dat een beursgang voorbereidt zijn heel anders dan die van een zorginstelling die zich aan de AVG en specifieke zorgwetten moet houden.

Hoe de financiële controlemechanismen van een bedrijf ook zijn ingericht, als er fouten blijken te zitten in de financiële rapportages en de compliance-voorschriften worden overtreden, heeft dat voor elk bedrijf verstrekkende gevolgen – denk aan reputatieschade, omzetverlies of boetes.

Het ontwikkelen van een effectief, geautomatiseerd controlesysteem is voor je bedrijf veel makkelijker dan het herstellen van de schade door gebrekkige financiële controlemechanismen.

Hoe ontwikkel je een effectief controlesysteem?

Nu we het over het ‘waarom’ hebben gehad, gaan we eens kijken naar ‘hoe’ van financiële controlemechanismen.

Wat gebeurt er als we de analytics achter operationele processen – zoals reconciliaties en financiële afsluitingen – combineren met accurate resultaten van de toetsing van interne controles? Samen leveren ze wellicht meer financiële insights op over de knelpunten en kansen binnen het afsluitingsproces.

Spreadsheets kunnen je deze insights niet geven, maar een geautomatiseerde softwareoplossing voor financiële afsluiting kan dat wel.

Laten we een voorbeeld bekijken van een combinatie van analytics en toetsing van interne controles.

De businesscase voor geautomatiseerde financiële controlemechanismen

Een bedrijf gebruikt financial close-software en controleert regelmatig de effectiviteit van haar financiële controlemechanismen. Dankzij deze software kan de financiële afdeling tegelijkertijd de voortgang van reconciliatie- en boekingsprocessen volgen en rapportages genereren over voorgaande periodes.

Op een bepaald moment bekijkt dit bedrijf de resultaten van zijn controletests, waaruit blijkt dat alles naar behoren functioneert. Er lijkt echter sprake te zijn van een groot aantal afwijkingen, vertragingen of ontbrekende gegevens. Dit wijst erop dat er ergens in de bedrijfsvoering een verstoring is die verholpen moet worden. Vervolgens is het aan het management om dit probleem op te lossen en zo een sterke, functionele financiële controleomgeving te waarborgen.

In dit voorbeeld wist het bedrijf vast te stellen waar het probleem zich voordeed en het om te zetten in een kans voor betere financiële nauwkeurigheid en kwaliteit. Het probleem werd gesignaleerd en opgelost. Voortaan is het meer vertrouwen in financiële rapportages een stuk groter.

Voordelen van effectieve controlemechanismen en testen: audit readiness en financiële insights

Als je de juiste controlemechanismen en testprocedures hebt, zie je meteen dat je geen spreadsheets meer nodig hebt om je financiële controlesysteem te beheren. In tools als spreadsheets zijn de controlemechanismen vaak inefficiënt en van weinig waarde.

Daarnaast zorgen geautomatiseerde financiële controlemechanismen voor een flinke efficiencywinst, vooral in combinatie met geautomatiseerde multi-way reconciliaties. Met Adra^® Matcher besparen finance teams tot wel 70% van de tijd die ze voorheen kwijt waren aan het matchen van transacties.

Tot slot geven effectieve financiële controlemechanismen en een automatisch gegenereerde audittrail je audit readiness een boost. Bij reconciliaties in spreadsheets kunnen medewerkers geen ondersteunende documentatie toevoegen, zoals facturen, maar in een geautomatiseerde oplossing als Adra kan dat wel.

“Het is heel fijn dat onze accountant overal bij kan, bijvoorbeeld als die ondersteunende documentatie en reconciliaties wil bekijken, of de processen voor interne controlemechanismen wil doornemen.”

–Reviewer op G2

Als de accountant ziet dat een bedrijf een regelmatig getest financieel controle- en rapportagesysteem heeft, versterkt dat diens vertrouwen dat alle data in de financiële rapporten correct zijn. En omdat er geen gedoe meer is met spreadsheets, zullen de auditkosten lager uitvallen.

Sta eens stil bij je eigen financiële controlemechanismen. Kun jij financiële insights verkrijgen via rapportages, waarmee je kunt beoordelen of ze effectief zijn?

Is je antwoord nee, dan is het misschien tijd om na te denken over een nieuwe, beproefde tool voor je financiële afsluiting.

Artikel oorspronkelijk in het Engels geschreven door: Ashton Mathai